איך לנהל חריגות נוכחות עובדים לפני סגירת השכר?

מה נחשב בכלל לחריגת נוכחות?

חריגה היא לא בהכרח טעות.

זו יכולה להיות כל סיטואציה שבה הדיווח בפועל שונה ממה שהיה צפוי.

לדוגמה:

• עובד דיווח כניסה אבל לא יציאה.
• עובד הגיע מאוחר.
• בוצעה יציאה מוקדמת.
• נרשמו שעות נוספות מעבר לרגיל.
• יש יום עבודה בלי דיווח בכלל.
• נרשמה עבודה בשעה או ביום שלא היו מתוכננים.
• חסר דיווח על חופשה, מחלה או היעדרות.
• יש פער בין סידור העבודה לבין שעות העבודה בפועל.

לפעמים הכול תקין לחלוטין.

עובד יכול לצאת מוקדם באישור, להישאר יותר בגלל עומס או להתחיל את היום בפגישה מחוץ למשרד.

העניין הוא לא למנוע כל חריגה, אלא לזהות אותה בזמן ולוודא שיש לה הסבר.

למה לא כדאי לחכות לסוף החודש?

כניסה בלי יציאה: החריגה הקלאסית

איחורים ויציאות מוקדמות: אירוע אחד לא אומר הרבה

שעות נוספות הן דוגמה טובה לנתון שכדאי לראות תוך כדי החודש.

אם מנהל מגלה בסוף החודש שעובד או מחלקה מסוימת צברו כמות חריגה של שעות נוספות, כבר אין הרבה מה לעשות עם זה.

לעומת זאת, מעקב שוטף יכול להראות מוקדם יותר שיש דפוס.

למשל:

• עובד שנשאר מעבר לשעות כמעט בכל יום.
• צוות שמצטברות בו שעות נוספות בכל שבוע.
• משמרת שבה יש שוב ושוב חריגה מהתכנון.
• עומס קבוע במחלקה מסוימת.

מערכת נוכחות יכולה לעזור בחישוב שעות רגילות, שעות נוספות, הפסקות ומשמרות לפי ההגדרות שנקבעו.

אבל מעבר לחישוב עצמו, הנתון הזה יכול להיות שימושי גם לניהול.

לפעמים שעות נוספות חוזרות הן לא בעיית נוכחות בכלל. הן סימן לכך שחסר כוח אדם או שסידור העבודה לא מתאים לעומס האמיתי.

ומה אם אין דיווח בכלל?

יום עבודה בלי דיווח הוא לא תמיד היעדרות.

אולי העובד היה בחופשה.

אולי הוא היה חולה.

אולי עבד מהבית.

אולי פשוט שכח לדווח.

לכן, במקום להשאיר “חור” בדוח, כדאי להבין מה קרה ולסווג את היום בצורה נכונה.

במערכות נוכחות ניתן להזין גם חופשה, מחלה, מילואים וסוגי היעדרות נוספים, כך שבסוף החודש התמונה הרבה יותר ברורה.

עבודה מהבית ועובדי שטח משנים את כללי המשחק

כשכל העובדים מגיעים לאותו משרד, דיווח בשעון נוכחות הוא יחסית פשוט.

בעבודה היברידית או בעבודת שטח, זה כבר סיפור אחר.

עובד יכול להתחיל את היום אצל לקוח, לעבוד מהבית, לעבור בין כמה אתרים או להגיע למשרד רק בחלק מהימים.

במצב כזה, שיטת דיווח אחת לא תמיד מתאימה לכולם.

מערכת דיווח נוכחות אינטרנטית יכולה לאפשר לעובדים לדווח מרחוק, כאשר כל הנתונים עדיין מגיעים לאותה מערכת.

זה חשוב במיוחד אם רוצים לשמור על תהליך אחיד, גם כשהעובדים עצמם לא עובדים באותו מקום.

סידור עבודה מול מה שקרה בפועל

אחת הבדיקות השימושיות ביותר היא להשוות בין התכנון לביצוע.

נניח שעובד שובץ למשמרת מ-08:00 עד 16:00, אבל בפועל דיווח מ-07:45 עד 18:00.

יכול להיות שהכול מוצדק.

אולי היה עומס.

אולי עובד אחר לא הגיע.

אולי הייתה משימה חריגה.

אבל זה בדיוק סוג הנתונים שכדאי לראות, כי לפעמים הם חושפים בעיה רחבה יותר.

אם הפער חוזר על עצמו, ייתכן שסידור העבודה פשוט לא מתאים למה שקורה בפועל.

מי אמור לאשר תיקונים?

בעסק קטן, יכול להיות שאדם אחד מטפל בהכול.

בארגון גדול יותר, זה כבר פחות הגיוני.

אפשר למשל לבנות תהליך שבו העובד שולח תיקון, המנהל הישיר מאשר, ורק לאחר מכן הנתון עובר לבדיקה הסופית של משאבי אנוש או הנהלת החשבונות.

כאן מערכת הרשאות מסודרת הופכת חשובה.

לא כל עובד צריך לראות את כל הנתונים, ולא כל מנהל צריך להיות מסוגל לשנות כל דבר.

ב-JBClock ניתן להגדיר הרשאות לפי עובדים, מנהלים, מחלקות וחברות, כך שכל אחד מקבל גישה למה שרלוונטי עבורו.

לא צריך לבדוק הכול כל יום

ניהול חריגות לא אומר שמישהו צריך לשבת כל בוקר ולעבור על מאות דיווחים.

ברוב העסקים מספיק לייצר שגרה פשוטה.

בעסק שעובד במשמרות, אפשר לבדוק חריגות מדי יום.

בעסק משרדי, בדיקה שבועית יכולה להספיק.

הרעיון הוא שהבדיקה של סוף החודש תהיה הבדיקה האחרונה, לא הפעם הראשונה שבה מישהו מסתכל על הנתונים.

כשהרוב כבר טופל במהלך החודש, סגירת השכר הופכת הרבה יותר פשוטה.

5 דברים ששווה לבדוק באופן קבוע

אם רוצים להתחיל בלי להסתבך, אפשר להתמקד בחמש חריגות בסיסיות:

כניסה בלי יציאה או יציאה בלי כניסה
סימן לכך שחסר דיווח.

יום עבודה בלי דיווח בכלל
צריך להבין אם מדובר בהיעדרות, עבודה מרחוק או שכחה.

שעות נוספות חריגות
במיוחד כשהן חוזרות אצל אותו עובד או באותה מחלקה.

איחורים ויציאות מוקדמות שחוזרים על עצמם
לא האירוע הבודד, אלא הדפוס.

פער בין סידור העבודה לבין שעות העבודה בפועל
יכול להעיד על בעיה בתכנון כוח האדם.

איך מערכת נוכחות עוזרת בכל זה?

המטרה של מערכת נוכחות היא לא רק לדעת באיזו שעה העובד הגיע.

הערך האמיתי הוא כשכל הנתונים נמצאים במקום אחד, כשהמערכת יודעת לזהות שגיאות, לחשב שעות לפי ההגדרות ולתת למנהל תמונה ברורה לפני שמגיעים לסוף החודש.

ב-JBClock ניתן להפיק דוחות יומיים, שבועיים וחודשיים, דוחות שגיאות וסיכומי שעות, ולאחר בדיקת הנתונים וסגירת החודש להעביר אותם גם להמשך תהליך השכר.

זה חוסך לא מעט עבודה ידנית, אבל חשוב לא פחות: זה מקטין את כמות ההפתעות.

לסיכום

ניהול חריגות נוכחות לא צריך להפוך לפרויקט של סוף חודש.

כשבודקים דיווחים חסרים, שעות נוספות, איחורים והיעדרויות תוך כדי החודש, הרבה יותר קל להבין מה קרה ולתקן בזמן.

העיקרון פשוט: לא לחכות שהבעיה תגיע לחשב השכר.

עדיף לזהות אותה כשהיא עדיין קטנה, להעביר אותה לאישור של האדם הנכון ולהגיע לסוף החודש עם נתונים שכבר עברו בדיקה.

כך מערכת נוכחות הופכת מכלי שמחשב שעות, לכלי שעוזר לנהל את העבודה בצורה הרבה יותר מסודרת.