ניהול שעות עבודה בחברות ניקיון ושמירה: איך מרכזים עובדים במספר אתרים?

חברות ניקיון, שמירה ואבטחה מתמודדות עם אתגר ניהולי שונה מזה של עסק שבו כל העובדים מגיעים מדי יום למקום עבודה אחד. העובדים מפוזרים בין לקוחות, בנייני משרדים, מוסדות, מפעלים ואתרים נוספים, עובדים במשמרות שונות ולעיתים עוברים בין מספר מוקדים במהלך השבוע.

במצב כזה, האתגר אינו רק לדעת מתי העובד התחיל וסיים לעבוד. צריך גם לרכז את שעות העבודה מכל האתרים, לזהות דיווחים חסרים, לטפל בשינויים במשמרות ולוודא שבסוף החודש הנתונים שמועברים לחישוב השכר מסודרים ומדויקים.

ככל שמספר העובדים והאתרים גדל, כך קשה יותר לנהל את שעות העבודה באמצעות הודעות וואטסאפ, קבצי אקסל או ריכוז ידני של נתונים.

לכן, ניהול שעות עבודה בחברות ניקיון ושמירה דורש תהליך שמתאים לעבודה מבוזרת ולא רק למשרד קבוע.

חברת ניקיון או שמירה יכולה להעסיק עשרות או מאות עובדים במספר רב של אתרים.

עובד אחד מתחיל משמרת בשעה 06:00 בבניין משרדים, עובד אחר מתחיל בשעה 08:00 בבית ספר ועובד שלישי נכנס למשמרת לילה באתר תעשייתי.

לצד העובדים הקבועים יש לעיתים גם עובדים מחליפים, מנהלי אזור וצוותים שעוברים בין מספר לקוחות.

בשלבים הראשונים של העסק, דיווח שעות באמצעות וואטסאפ או קובץ אקסל יכול להיראות כמו פתרון פשוט.

העובד שולח הודעה כשהגיע, מנהל האתר רושם את השעה, ובסוף השבוע הנתונים עוברים למשרד.

הבעיה מתחילה כאשר עשרות עובדים מדווחים דרך כמה מנהלים ובמספר ערוצים שונים.

הודעה אחת נשכחת, עובד אחר מדווח באיחור, קובץ מתעדכן בגרסה הלא נכונה ומנהל האזור צריך בסוף החודש להשלים מידע שחסר כבר כמה שבועות.

במצב כזה, חלק משמעותי מהעבודה מתבצע בדיעבד.

במקום לטפל רק במקרים חריגים, הצוות האדמיניסטרטיבי נדרש קודם כל לאסוף ולשחזר את הנתונים.

אחד האתגרים המרכזיים בחברות ניקיון ושמירה הוא העובדה שהעובדים אינם מרוכזים בנקודה אחת.

לדוגמה, חברה שמנהלת 100 עובדים ב־20 אתרים יכולה לקבל בכל יום עשרות כניסות, יציאות ושינויים במשמרות.

כאשר המידע מגיע ממקורות שונים, קשה לקבל תמונה מסודרת.

מערכת מרכזית מאפשרת לרכז את שעות העבודה במקום אחד, גם כאשר העובדים נמצאים באתרים שונים ומשתמשים באמצעי דיווח שונים.

ב־JBClock קיימות מספר אפשרויות לעובדים שאינם נמצאים במשרד, כולל אפליקציה, דיווח טלפוני ודיווח אינטרנטי. החברה מציינת שחברות ניקיון ושמירה הן בין סוגי הארגונים שעבורם הפתרונות האלו מיועדים.

כך ניתן להתאים את דרך הדיווח לסוג האתר או העובד, אבל עדיין לנהל את הנתונים באופן מרוכז.

בחברות ניקיון ושמירה לא כל עובד משויך תמיד לאתר אחד.

עובד יכול להחליף עובד אחר שנעדר, מנהל אזור יכול לעבור בין כמה אתרים, ולעיתים צוותים מועברים בהתאם לצורכי הלקוחות.

לכן חשוב שתהליך ריכוז שעות העבודה יהיה גמיש מספיק גם כאשר מקום העבודה משתנה.

כאשר הדיווח מתבצע מהשטח, אין צורך שכל עובד יחזור למשרד או ישתמש במכשיר שנמצא באתר קבוע.

במקרים שבהם נדרש גם אימות של מקום הדיווח, ניתן להשתמש בנתוני מיקום. ב־JBClock, לדוגמה, דיווח באפליקציה יכול לכלול את כתובת ומיקום ההחתמה, וניתן גם להגדיר מיקומים ורדיוסים מורשים.

הנקודה החשובה היא שהמיקום כאן הוא כלי עזר בניהול שעות העבודה, ולא הנושא המרכזי של התהליך.

טיפול בדיווחים חסרים וחריגות

בחברות ניקיון ושמירה כוח האדם יכול להיות מגוון מאוד, ולכן לא כדאי להניח שכל העובדים ישתמשו באותה שיטה.

חלק מהעובדים יכולים להשתמש באפליקציה, בעוד שלאחרים נוח יותר לדווח באמצעות טלפון.

JBClock מאפשרת גם דיווח באמצעות חיוג למערכת קולית במספר שפות, לצד אפשרויות נוספות.

היכולת לשלב בין כמה דרכים חשובה במיוחד בארגונים שמעסיקים עובדים רבים באתרים שונים.

המטרה אינה לחייב את כל העובדים לעבוד באותה צורה, אלא לוודא שהנתונים בסופו של דבר מגיעים לאותה מערכת.

בחברות ניקיון ושמירה, מנהלי האזור משמשים פעמים רבות כנקודת החיבור בין העובדים, הלקוחות והמשרד.

כאשר אין מידע מסודר, חלק גדול מזמנם מוקדש לבירורים:

האם העובד הגיע?

מתי התחילה המשמרת?

למה חסרה יציאה?

מי החליף את העובד באתר?

האם מדובר בטעות או בשינוי אמיתי במשמרת?

כאשר הנתונים מרוכזים בצורה שוטפת, מנהל האזור יכול להתמקד בעיקר במקרים החריגים.

במקום לאסוף מידע שכבר אמור להיות קיים, הוא יכול לטפל בבעיות תפעוליות אמיתיות.

בסוף כל חודש הנתונים שנאספו מהאתרים צריכים להגיע לשלב חישוב השכר.

זה בדיוק השלב שבו תהליך ידני יכול להפוך לעומס משמעותי.

אם שעות העבודה נאספו באמצעות הודעות, טבלאות ומנהלי שטח, מישהו צריך לעבור על הכל, לאחד את הנתונים ולוודא שלא חסר מידע.

כאשר הנתונים נמצאים במערכת מסודרת, ניתן לבצע חישובים בהתאם להגדרות הארגון ולהכין אותם להמשך הטיפול בשכר.

באתר JBClock מצוין שהמערכת כוללת חישובים של שעות רגילות, שעות נוספות, הפסקות, משמרות והסכמי עבודה, לצד אפשרויות ייצוא למערכות שכר שונות.

בחברה שמעסיקה מספר רב של עובדים, צמצום ההקלדה והאיסוף הידני יכול להיות משמעותי במיוחד.

אחת הטעויות הנפוצות היא להתמקד רק בשאלה כיצד העובד מדווח את שעות העבודה.

אבל הדיווח הוא רק השלב הראשון.

מערכת שמתאימה לחברת ניקיון או שמירה צריכה לתת מענה גם לשאלות הבאות:

התאמה למספר אתרים

האם ניתן לנהל עובדים שנמצאים בו זמנית במספר אתרי לקוח?

אפשרויות שימוש שונות

האם עובדים שונים יכולים להשתמש בדרכי דיווח שונות?

התאמה לעובדים בשטח

האם ניתן לעבוד גם כאשר העובד אינו מגיע למשרד?

זיהוי חריגות

האם ניתן לאתר במהירות דיווחים חסרים או שעות חריגות?

נוחות למנהל

כמה זמן נדרש למנהל האזור או למשרד כדי לבדוק את הנתונים?

חיבור לתהליך השכר

האם ניתן להעביר את הנתונים בצורה מסודרת למערכת שבה מתבצע חישוב השכר?

איסוף הנתונים רק בסוף החודש

ככל שמחכים יותר זמן, קשה יותר לברר מה קרה בפועל.

הסתמכות על מנהל האזור כ"מערכת"

מנהל האזור צריך לנהל את הפעילות, לא לשמש כמאגר הנתונים של החברה.

שימוש ביותר מדי קבצים

כאשר לכל לקוח או אתר יש טבלה אחרת, הסיכוי לכפילויות וטעויות גדל.

בחירת פתרון שמתאים רק לחלק מהעובדים

אם חלק מהעובדים אינם יכולים להשתמש בו, התהליך חוזר במהירות לשיטות ידניות.

התעלמות מהשלב שמגיע אחרי איסוף השעות

גם אם העובדים מדווחים בצורה מסודרת, צריך לבדוק כיצד הנתונים ממשיכים לחישוב השכר.

ניהול שעות עבודה בחברות ניקיון ושמירה הופך למורכב ככל שהעובדים מפוזרים בין יותר לקוחות ואתרים.

המטרה אינה רק לאסוף שעות כניסה ויציאה, אלא ליצור תהליך מסודר שבו הנתונים מכל האתרים מרוכזים במקום אחד, חריגות מזוהות בזמן והמידע מוכן להמשך הטיפול בשכר.

בחירת פתרון שמתאים לעבודה במספר אתרים ולסוגי עובדים שונים יכולה לצמצם עבודה ידנית ולפשט משמעותית את ניהול שעות העבודה לאורך החודש.

JBClock מציעה מספר דרכי עבודה לעובדים מרוחקים ולעובדים בשטח, ובהן אפליקציה, דיווח טלפוני ואפשרויות נוספות שמרכזות את המידע במערכת אחת.

שעוני נוכחות ביומטריים הפכו לפתרון נפוץ בארגונים שרוצים לנהל את שעות העבודה בצורה מדויקת, לצמצם טעויות בדיווח ולוודא שהדיווח מתבצע על ידי העובד עצמו. במקום כרטיס שאפשר לשכוח או להעביר לעובד אחר, הזיהוי מתבצע באמצעות מאפיין אישי כמו טביעת אצבע או תווי פנים.

אבל לצד הנוחות והדיוק עולה שאלה חשובה: מה קורה למידע הביומטרי של העובד?

טביעת אצבע וזיהוי פנים אינם עוד סיסמה שאפשר להחליף במקרה הצורך. מדובר באמצעי זיהוי אישי, ולכן שימוש בהם במקום העבודה מחייב את הארגון לחשוב לא רק על יעילות מערכת הנוכחות, אלא גם על פרטיות העובדים, אבטחת המידע ואופן הטמעת המערכת.

הנושא קיבל משנה חשיבות בעקבות תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות. לפי ההגדרות המעודכנות בחוק, מזהה ביומטרי המשמש או מיועד לשמש לזיהוי אדם או לאימות זהותו באופן ממוחשב נכלל בקטגוריה של מידע בעל רגישות מיוחדת”.

אז מה כדאי למעסיקים ולמנהלי משאבי אנוש לדעת לפני שמטמיעים מערכת כזו?

לא בהכרח.

וזו אחת הנקודות החשובות ביותר בבחירת מערכת נוכחות חדשה.

ארגונים שונים זקוקים לפתרונות שונים. במפעל, למשל, ייתכן שהצרכים יהיו שונים לחלוטין מאלה של משרד קטן או של חברה שבה חלק מהעובדים נמצאים בשטח.

כאשר בוחרים שעון נוכחות, כדאי לבחון מערכת המאפשרת מספר אפשרויות דיווח ולא להסתכל רק על שיטת זיהוי אחת.

מערכות JBClock כוללות, בהתאם לדגם, אפשרויות כמו טביעת אצבע, זיהוי פנים, תגי קרבה וקוד או סיסמה. בנוסף קיימת מערכת דיווח באמצעות אפליקציה לעובדים הזקוקים לדווח מחוץ למשרד.

האפשרות לשלב כמה אמצעי זיהוי יכולה להיות שימושית במיוחד בארגון שבו קיימות אוכלוסיות שונות של עובדים.

לדוגמה:

עובדי משרד יכולים לדווח באמצעות שעון פיזי.

עובדי שטח יכולים להיעזר באפליקציית נוכחות.

עובד שעבורו לא מתאים שימוש באמצעי ביומטרי יכול, בהתאם למערכת שנבחרה ולמדיניות הארגון, להשתמש באמצעי חלופי כמו תג קרבה או קוד.

כך הבחירה במערכת אינה חייבת להיות החלטה של „ביומטרי או כלום”.