חמישה טיפים להתחלה ברגל ימין בהעסקת עובד חדש בארגון

חשוב לומר זאת – גם בעידן ההייטק, וגם עם שעוני נוכחות חכמים שיכולים לעקוב אחר שעות הפעילות לצד התרומה והמעורבות של כל עובד בכל עת, מהמשרד או מכל מקום אחר – עדיין, איכות העסק נקבעת בעיקר על פי איכות ההוא האנושי שבו. על כן, מעבר למכשור המתקדם המסייע לנהל את העובדים באופן "חלק" – חשוב לשמור על נאמנותם של העובדים לאורך זמן – וזה מתחיל ממש מהיום הראשון לעבודה המשותפת. קבלו את המדריך המלא של Jb Clock להעסקת עובד חדש ברגל ימין.

הכינו את כרטיסי העובד וכדומה מבעוד מועד

אנחנו עוסקים בשעוני נוכחות וניהול זמן עבור עובדים – ועל כן, הטיפ הראשון שלנו יהיה בעניין זה. כבר מהיום הראשון של כל עובד שלכם, הוא יתבקש כנראה לנהל את שעות העבודה שלו ולדווח עליהן. על מנת לאפשר התחלה חלקה – נמליץ על הכנת מדריך קצר וכתוב, אותו כל עובד יוכל לקבל, ולצייד את העובד בכל הנדרש על מנת שיוכל להתחיל לעבוד, למשל: כרטיס עובד או התקנת אפליקציית המעקב אחר שעות העבודה, וכדומה.

הכינו את פינת העבודה של העובד, או את כל הציוד הנדרש לו

בין אם העובד החדש שלכם הוא כזה שיעבוד מן המשרד, עובד שטח או עובד שדווקא יעבוד מהבית – אשר להניח שלפחות בתחילת העבודה, הוא יגיע למשרד, על מנת לקבל ציוד לעבודה או להתוודע אל הצוות מולו יעבוד, וכן הלאה. זה הזמן לקבל את פניו באופן מחושב מראש, למשל – זר פרחים סמלי וצבעוני על השולחן החדש, יהיה דרך נפלאה להגיד "ברוך הבא".
בעניין קבלת הפנים של העובד, נמליץ למנות אחראי לקבלת הפנים שלו, שיהיה אחד העובדים שיעבדו מולו בשוטף, למשל, איש צוות מהצוות אליו ישתייך או מי שיעבוד בסמיכות לעובד החדש. כך, יוכל ה"חופף" כבר במהלך הימים הראשונים להתחיל במסירת מידע רב ערך לעובד החדש – אפילו מבלי לשים לב.

צרו קשר עם העובד טרם הגעתו

על מנת לוודא כי העובד מגיע, אל הכתובת הנכונה, מצויד בכל מה שעליו להביא עמו, ובמיוחד אם הבחירה להתחיל לעבוד ביחד בוצעה מעל שבועיים טרם תחילת העבודה בפועל, אנחנו ממליצים תמיד ליזום שיחת טלפון יום או יומיים טרם הפגישה המתוכננת, אפילו מטעם מזכירת הארגון, ולהזכיר לעובד פרטים שאולי חשוב שיידע – כמו כתובת המשרד, היכן יוכל להחנות את רכבו, מה כדאי שיביא עמו, וכדומה.

תכננו מראש את תהליך החפיפה ותחילת העבודה

אפילו על ראש הממשלה נאמר, כי מגיעים לו מאה ימים של חסד – והדבר נכון לגבי כל עובד בכל ארגון. אם תתכננו חפיפה איכותית, שתכלול גם התייחסות להיבטי הזמנים הצפויים לחפיפה ולתחילת עבודה וכמות הימי החפיפה בהם אתם מאפשרים תהליך למידה ומעקב אחר הוותיקים בארגון לצורך הטמעת תהליכי העבודה והרגלי המשרד – תוכלו לאפשר גם לעצמכם, גם לחופפים וגם לעובד החדש מסגרת שלפיה כולם יוכלו לדעת אם עומדים ביעדים אם לאו.

שמרו את היד על הדופק

מערכות הנוכחות החכמות מאפשרות מעקב אחר שעות העבודה והתפוקה ביתר קלות. התקופה הראשונה של כל עובד הינה תקופה קריטית, ולא מן הנמנע כי חלק מן העובדים החדשים שתקבלו לעבודה פשוט לא יתאימו לעבודה או לארגון. על כן, לצד קבלת הפנים החמה (שתשרת את הארון נאמנה במקרה של עובד שהוא נכס לארגון) אנחנו מציעים לעקוב בקפידה אחר שעות העבודה והמעורבות בפרויקטים, כולל קבלת משובים אישיים מחברי הצוות של כל עובד חדש, על מנת להעריך את יכולות העובד והשתלבותו בפעילות הארגון. מעקב אחר פעילות העובד בחצי השנה הראשונה לפעילותו בארגון, תאפשר זיהוי נקודות חולשה, בדיקות התאמה הן מבחינה בין אישית והן מבחינה מקצועית, וגם קבלת החלטות יעילות עבור הארגון – גם במקרים של עובד שאינו מתאים.