כלים שימושיים שיעזרו לנהל עסק באופן אפקטיבי ומדויק

הטכנולוגיות שלא מפסיקות להשתכלל מאפשרות לבעלי עסקים לנהל אותם בקלות רבה יותר מבעבר, וביעילות גבוהה הרבה יותר. בפרט פשוטים יותר הבקרה על העובדים והמעקב אחרי הנוכחות שלהם, בין אם במקום העבודה עצמו ובין אם לצורך ביצוע עבודה כזו או אחרת הם נמצאים במקומות אחרים, ועוד דוגמה טובה מאוד לכלי שימושי שעוזר לנהל את העסק היא חשבוניות דיגיטליות.

לדעת איפה נמצא כל עובד בכל נקודת זמן – והכל אונליין

בעולם שהופך לדיגיטלי יותר ויותר, אין פלא שרבים מאיתנו מעדיפים את האופציה של חשבונית אונליין, ובאופן דומה נעזרים באינטרנט כדי לדעת איפה נמצא כל עובד בכל נקודת זמן. אופציה זו רלוונטית בעיקר לעסקים שבהם העובדים לא נמצאים במקום אחד כל זמן. כך למשל יכולות להיעזר בה חברות בנייה שרוצות לעקוב אחרי נוכחות העובדים באתרים השונים ובדרכים ביניהם, חברות שמפעילות סוכני שטח ואנשי מכירות ניידים, חברות בתחום התחבורה שזקוקות לאינפורמציה מדויקת לגבי המיקום העדכני של כל נהג ונהג, חברות קייטרינג, חברות שמירה, חברות ניקיון ועוד.
דיווח נוכחות מרחוק מתבצע במספר דרכים, כך שלכל חברה האפשרות למצוא את הפתרון המתאים ביותר לצרכים הספציפיים שלה. דרך אחת היא התקנת אפליקציה מבוססת GPS (ישנה גרסה לאייפונים וגרסה למכשירים מבוססי אנדרואיד), דרך שנייה היא דיווח טלפוני (במערכת רב לשונית שמאפשרת דיווח בעברית, בערבית, באנגלית, ברוסית ובאמהרית) ועוד אפשרות היא דיווח נוכחות אינטרנטי (אפשרות שמתאימה לעובדים בחו"ל, לעובדים מהבית ולעובדים בסניפים קטנים ומרוחקים).

מהי טכנולוגיית RFID ואיך היא עוזרת לניהול עסקים?

עוד טכנולוגיה שמשמשת בעלי עסק שמבקשים לנהל אותו באפקטיביות מרבית היא RFID (ראשי תיבות של הביטוי Radio Frequency IDentification, כלומר זיהוי מבוסס גלי רדיו, ועוד שם מקובל הוא טכנולוגיית תגי קרבה).
תגי הקרבה כוללים צ'יפ זעיר ואנטנה (קטנטנה גם כן). אין להם מקור חשמל משלהם, אבל כשמקרבים אותם אל שעון נוכחות מתאים נסגר מעגל חשמלי, והקוד שאצור בתוך התג משודר אל שעון הנוכחות – ובעצם נרשמת כניסה או יציאה של העובד. היתרון העיקרי של טכנולוגיית RFID – שפותחה כבר לפני כ-50 שנה, אבל הפכה נפוצה במיוחד בשנים האחרונות לאחר שמחירי הצ'יפים ירדו במידה ניכרת והפכו את השימוש בטכנולוגיה לזמין ומשתלם – הוא הנוחות. את התג ניתן להטמיע בתוך כרטיס דמוי כרטיס אשראי, צמיד, טוקן או פשוט צ'יפ.

שעון נוכחות ביומטרי

שעוני נוכחות ביומטריים מאפשרים זיהוי ודאי לחלוטין של כל עובד, תוך שנייה לכל היותר ובפעולה פשוטה וקלה. אם כרטיס נוכחות רגיל ניתן להעברה מעובד אחד לשני, ואינו מבטיח זיהוי ודאי, הרי שהשעון הביומטרי, שמבוסס על תווי פנים וטביעת אצבע, אינו ניתן להעברה והזיהוי באמצעותו הוא מוחלט. למעשה משלב שעון ביומטרי 4 שיטות של זיהוי האדם: טביעת אצבע, זיהוי פנים, תג קרבה והקשת קוד.

למה כדאי לעבור לחשבוניות דיגיטליות?

חשבונית אונליין היא כלי שימושי להפליא, לכל סוגי העסקים. המעבר מחשבוניות הנייר של פעם לחשבוניות הדיגיטליות, שבהדרגה הופכות לאופציה המקובלת ביותר, מקנה לבעל העסק מספר יתרונות משמעותיים: ראשית, קל יותר להפיק חשבונית, ובפרט ללקוחות קבועים – דבר שמוביל לחיסכון ניכר בזמן, אחד המשאבים יקרי הערך ביותר בכל עסק; שנית, קל יותר לעקוב אחרי חשבוניות דיגיטליות, הן לצורך הפקת דוחות עבור רשויות המס והן במסגרת ניהולו השוטף של העסק; שלישית, חשבונית אונליין נתפשת, ובצדק, כ"ירוקה" בזכות היותה ידידותית יותר לסביבה, ועוד סיבה טובה לעבור לחשבוניות ממוחשבות היא התדמית המתקדמת לה זוכה העסק.